В обиход предприятий активно внедряются понятия аренды кадров и аутсорса. При этом сотрудничество с фрилансерами для компаний могут обернуться не только выгодой, но и штрафами — в случае, если работа проходит с нарушениями. Какие бывают нарушения, чем они грозят компании и как минимизировать риски при работе с фрилансерами, разбираемся ниже.
Самые частые нарушения при работе с фрилансером — отсутствие закрывающих документов.
Бывает, что после завершения задания нанятые по договору на разовую работу сотрудники забывают прислать акт о выполненных работах или долго его не подписывают. При аудите такой договор обязательно вызовет вопросы. Поэтому обязанность предоставлять акт (или чек, если фрилансер — самозанятый) и ответственность за его непредоставление необходимо как минимум прописать в договоре. А как максимум, нужно перевести сотрудничество с фрилансером в цифровое поле через специализированные платформы или маркетплейсы, которые дают гарантии, что всё необходимое для отчетности в процессе работы будет предоставлено.
Еще важно помнить, что бывший работодатель не может сотрудничать с самозанятым фрилансером, который в последние два года трудился у него в штате — за это могут последовать санкции от трудовой и налоговой инспекций. А вот если сотрудничество происходило в рамках договора оказания услуг, то возможность перейти на более выгодный формат отношений с проверенным исполнителем есть.
Если вы сотрудничаете с фрилансером и хотите не только подчеркнуть серьёзность своих намерений, но и подстраховаться и легализовать процесс, то договор — самая хорошая идея. За основу можно взять любой договор гражданско-правового характера, законодательство позволяет его сделать максимально подробным. Пропишите сроки оказания услуги, условия гарантии. Это позволит обезопасить обе стороны в случае возникновения споров.
Налоговый статус фрилансера также играет важную роль. Помните, что по договору ГПХ с физическим лицом, компании придется заплатить за исполнителя налог и взнос в ПФР. Если же вы работаете с самозанятым фрилансером, такой же договор позволит сэкономить на обязательных платежах и снизить налогооблагаемую базу, так как налог на доход самозанятый платит сам. Но для этого в договоре обязательно должен быть прописан статус исполнителя, так же как и его обязанность передать чек о выполненной работе. Иначе вы не сможете подтвердить расход. При отсутствии чека налоговая проверка может потребовать доплатить в кассу государства за фрилансера все необходимые платежи, а также пени.
Для самозанятого формирование чека не составляет большого труда — всё можно сделать за пару минут с компьютера или телефона. Чек также в этом случае выполняет функции акта выполненных работ. Если фрилансер — физическое лицо или ИП, акт придется составлять и подписывать отдельно.
Еще обязательно нужно указать в договоре, что сотрудничество происходит в рамках определенного объема работ и избегать формулировок, которые могут отсылать к трудовым отношениям. То есть не «сотрудник», а «исполнитель», не «зарплата», а «плата за задание» и т.д. Если у фрилансера есть ИП — подойдет стандартная форма договора оказания услуг. Если планируете с фрилансером работать долго, то и в случае с плательщиком НПД, и с ИП лучше заключить рамочный договор, а новые заказы закреплять в приложениях.
Также не лишним для обеих сторон будет приложить к договору подробное техническое задание, в котором будут прописаны требования и критерии оценки качества. Период оказания услуг и сдачи проекта также важно прописать на бумаге. А также заранее прописать в договоре возможность доработки и правок – и тех, которые включены в стоимость, и тех, которые будут оплачены сверху.
Фото из Wikimedia
